編集者に地味にストレスを与えるメールのマナー7つ

編集者とライターの間で日常的に交わされるメールは、仕事を進めるうえで欠かせないツールです。しかし、メールのマナーをおさえているライターは、意外と少数派かもしれません。

もしかすると、あなたのそのメールが、相手にストレスを与えているかも……。

こんなメールを送っている人は要注意です！

1. 私事が多過ぎて要件がつかみにくい

ビジネスメールはお手紙や私信ではありません。マナーとしてのあいさつ文は必要ですが、長々しい時候のあいさつや、世間話などを冒頭に連ねる必要はありません。

どこからが要件なのかわかりづらいメールだと、忙しいとき、何が言いたいのかわからずイライラしてしまいます。

要件は冒頭に書き、雑談を入れたいときはメッセージの最後、とした方が読み手にとっては親切です。

2. オブラートに包みすぎて何を言いたいのかわからない

編集者がストレスを感じるメールで多いのが、文章がだらだらと長くてわかりにくい、というもの。

丁寧に伝えようとするあまり、言葉をオブラートに包みすぎてはいませんか。
文章が回りくどいと、読みにくかったり、解釈によって別の意味に捉えられてしまったりすることもあり、勘違いや誤解を招いてしまうおそれも出てきます。そうすると、さらに確認のやりとりが増えることになり、時間の無駄です。

メールは簡潔な表現がベスト。伝えたいことをまず先に言ってから、補足を加えるようにしましょう。

3. 要件が整理されていない

要件が整理されていないメールは、読む側にとってはストレスです。

連絡事項が複雑で1文、2文で終わらないときなど、長文をだらだら連ねてしまう傾向がありますが、内容が正しく伝わらなかったり、肝心の要件を読み落としてしまったりする危険もあるので注意しましょう。

連絡事項が複数ある場合は、「〇つご連絡したいことがあります」と前振りをおくといいでしょう。番号や箇条書きで項目を立てる方法もあります。これなら端的でわかりやすく、読み落とされる心配もありません。

このほか、改行を使って話題が変わったことを視覚的に伝える、先方から送られてきたメールを引用して回答する、なども、要件を整理して伝えるのに有効です。

4. 返信機能を使わない

送られてきたメールに返信するとき、新規メールで返信するのはNGです。新規メールは新しくメールを差し出すときや、新しい要件でメールを送るときのみ使用するものです。相手の要件に対し、こちらから返信する場合は必ず、返信メールを使いましょう。

返信メールを使ってメールを作成すると、メール下部に、先にもらったメッセージの内容が付随してきます。返信メールは、言わばメールとメールをくっつける「のり」のようなもの。過去のメッセージがひとつに連なるので、メールをスクロールするだけで会話の内容をすべて振り返ることができ、メールが管理しやすくなります。

編集者は、日々複数のライターと、複数のメールをやりとりしており、それらの管理も簡単ではありません。各々のライターが返信メールに新規メールを使うと、管理負荷が増加します。何気なく新規メールで返信を送っていたという方は、今すぐその習慣を改め、返信メールを使いこなせるようになりましょう。

5. メールのタイトルを途中で変更する

返信メールのタイトルを、やりとりの途中で変えることも、避けた方がいい行為です。

メールの送信・受信ファイルでは、メールはタイトルごとにまとめられ、保管されます。返信メールがメール同士を繋げる「のり」ならば、メールのタイトルは、言わば手紙を束ねる「輪ゴム」のようなもの。

返信メールでは、タイトルが自動的に「re:○○○」と表示されます。正しいメール作法では、タイトルをいじらずそのまま送るべきなのですが、たまに別のタイトルに書き替えてから送る人がいます。

返信メールでタイトルを変更して送った場合、メッセージ下部で過去のやりとりがきちんと残せるので、問題ないと思いがちです。
しかし、ファイル管理のうえではメールがバラバラに保管されてしまうので、これを不便と感じる人もいるのです。

メールをやりとりしている間に、徐々に最初の話題から別の話題へ話が移ることがありますが、それでもメールのタイトルを勝手に変更するのはよくありません。返信メールを重ねるうちに話の要件が変わったときは、一言相手に断ってタイトルを変更するか、新規で改めて新しい話題についてのメールを送るようにした方がいいでしょう。

6. 表現が事務的すぎる

仕事に関係のない情報が多すぎるメールはNGですが、逆に、仕事の内容ばかりであまりにビジネスライクなメールも、実は編集者にとってストレスです。メールでは、相手の表情まで読みとることができません。
そのため、事務的でぶっきらぼうな表現ばかりの内容だと、冷たい印象を与えてしまいます。

編集者によっては「もしかして何か問題があった？」「ライターに嫌われている？」「仕事がしづらい編集者だと思われている？」と心配になってしまうことも。

熟練のフリーランサーの方は、仕事のメールでも文面が明るく、ほどよいカジュアルさや、人間性を伝えてきます。これは、ただメールの印象がいいというだけの話ではありません。メールにありがちな心理的な垣根をそれとなく取り払うという、「気遣い」にも通じています。

ライターと編集者の仕事は、記事を作り上げるという難易度の高いものであるからこそ、お互いの人間性を理解することが重要になります。編集者に「問題なく仕事を進めている人だ」と思わせられるよう、表現にも注意したいものです。

7. 敬語が変

初めての人に仕事を依頼する場合、特に顔の見えないクラウドソーシングの場合は、編集者は不安でいっぱいです。

スキルは十分なのか、締め切りは守ってくれるのか、著作権について正しい知識を持っているのか、誠実な人なのか。そんなとき、メールにおける敬語のマナーがしっかりした人だと、大きな安心感を得られます。

逆に、敬語が変だったり雑だったりする人は、仕事に対するモチベーションが低いのでは、と心配になります。

フリーランスであるからこそ、ビジネスマナーに対応できることをアピールするのは、仕事を有利に進めるうえで大切です。少なくとも初めて一緒に仕事をする相手には、ひと通りの敬語のマナーは押さえておいた方が無難でしょう。

まとめ

編集者にとっての良いメールとは、必要なことが適確に伝わるメールです。

・要件がスピーディに読みとれる

・管理がしやすい

・人間性が読みとれる

以上の点に気をつけると、仕事がお互いスムーズに進むでしょう。