メールの返信が早いほど仕事が増える!?フリーライターのメール術

仕事の受発注や記事の内容の打ち合わせ、請求書のやり取りなど、重要な連絡事項はメールを介して行うことがほとんどではないでしょうか。やりとりがそのまま文章で保存できるメールは、後々発注書としても使えて、大変便利。しかし、返信が遅いために相手に不安を感じさせてしまうと、相手との関係性はあっという間に悪くなります。ここでは、ライターの返信を待つ編集者のメンタル状態を紹介しながら、返信メールのマナーについて考えていきましょう。

レスが早いライターは、なんといっても頼りやすい

ビジネスメールの返信は24時間以内が鉄則と言われています。ライターの場合、仕事の依頼の影には必ず締め切りが存在するわけで、たとえメールの文面に「至急返事ください」「○日締め切りですが対応可能でしょうか」など切羽詰まった内容が書かれていなくても、期限を意識して返事するのが親切というもの。

編集者は常に複数のスタッフやスケジュールを管理しながら、締め切りに追われて焦っているのが実情です。
もしも仕事の依頼メールを出したライターから、翌日、あるいは翌々日になってようやく返信が来て、さらにそれが断りの内容だった場合は別のライターに改めて依頼しなければならず、スケジュールがどんどんタイトになってしまいます。

ライターからのメールの返信が早いだけで、編集者はじめほかの関係者が余裕を持つことができ、多くの仕事がスムーズになります。「レスが早い」「確実に意思疎通が図れる」、この条件を満たすライターは、何かと頼りにされ、仕事を依頼される機会も増えていきます。

メール返信は12時間以内だと印象UP

ここからは、編集者からのヒアリングを参考に、メール返信までの時間の目安についてみてみましょう。

編集者がフリーライターに、仕事の打診メールをしたとき、ライターの返信までの時間で、編集者のメンタルはどのように変化していくのでしょうか？

■1時間以内に返信が来る

・・・「すごく頼もしい」「おっ！と思う」「嬉しい」「いい人だと思う」

メールに気づいたら即レス。たったこれだけで、頼もしいという印象を与えられるのなら、1時間ごとにメールボックスをチェックする価値はありそうです。

■6時間以内に返信が来る

・・・「嬉しい」「安心感がある」

朝にメールが来たのならその日の午後に、夕方にメールが来たのなら翌日の午前中までに返信をすれば、相手に安心感を与えられるようです。

■12時間に返信が来る

・・・「普通」

6時間ならまだ+の評価ですが、12時間に近づくと±ゼロに。メールの返信で確実に好印象を与えたかったら、12時間以内がリミットのようです。

■24時間たってから返信が来る

・・・「そわそわする」「受けられるのか受けられないのか……、ほかの人を探した方がいいのか」

ビジネスメールの基本である24時間にかかってしまうと、やはり編集者の心のメモリも下がります。

■48時間以上

・・・「遅い」「ちょっとしたときにすぐ頼れる相手だと思えず、頭の中のリストから外れてしまう……」

翌々日以降の返信だと遅すぎです。最近、仕事のお声がかからなくなったという思う人、返信メールに思い当たることはありませんか？

メールの返信は早いに越したことはありません。
しかし、24時間、土日祝日も即対応するべきであるというわけではありません。

基本的には、平日の一般的な営業時間内で、できるだけ早い返信を心がけるとよいでしょう。

すぐ返信できなくても、なんらかのリアクションを

ライターとして依頼しやすい印象を持ってもらうために、返信メールはおろそかにしてはなりません。そうはいっても、忙しくてなかなかメールを返せないこともあります。そんなとき、取り急ぎ、メールを受領した旨だけでも返信すると、印象はぐっと変わります。

メール送信者は相手から何のレスももらえないと、メールエラーで届いていないのか、はたまた、迷惑メールとしてゴミ箱フォルダに入ってしまったのでは、などあれこれ想像し、心配になってしまうものです。
受領メールを送ることは、メールがきちんと届いたことを知らせる役割も果たすので、送信者を安心させることにも繋がります。

また、ひとまず受領メールだけ送る際には、いつまでに返事できるか期日を添えるようにしましょう。期日を約束することで先方の業務もよりスムーズになりますし、信頼関係を深めることにもなるでしょう。コミュニケーションは相手の立場になって考えることが基本ということを、どうぞ忘れずに。